Kolmas viikko

Kolmas viikko

Kolmannen viikon alussa tutustuin pari päivää toimistotehtäviin. Toimistosihteeri hoitaa muun muassa ostolaskuja, ostoreskontraa, yritysten laskutusta, yritysten luottokelpoisuutta tilien pitos varten, reklamaatioita, tekee kateseurantaa. Ensimmäisenä päivänä aloitimme kirjaamalla tiliasiakkaiden ostoja exeliin. Tämän jälkeen katsoimme kateseuranta raportteja, hyväksyimme yritysten laskuja, välitimme eteenpäin laskuja joko yrityspalveluille tai muille toimijoille. Perustimme uudelle tiliasiakkaalle luottotilin.  Ensin hänen luottotietonsa piti tarkistaan. Tämän jälkeen hänelle avattiin tili eri järjestelmien kautta ja kirjattiin tiedot asiakasrekisteriin. Lopuksi tilinumero ja luotu käyttäjätunnus kirjoitettiin käsin asiakaskortille ja lähetettiin postiin. Näiden asiakkaiden laskutustietoja täydennetään myös exeliin.

Käytin päivä aikana montaa eri ohjelmaa: intoa, johon kirjataan tilaukseen menevät laskut, ormaa, josta avataan asiakasnumero ja hallitaan asiakastietoja, basware/ip thinclient on sähköinen laskunkäyttöjärjestelmä. Sintrasta löytyy linkkejä eri sovelluksiin mm. Into, boa asiakasrekisteri, martti, OnDemand jonne arkistoituu kaikki laskut, tahdista löytyy kassajärjestelmät, iemenu, osla on laskun tarkastusjärjestelmä, ketjuvalikoima ja tavaralaskutus löytyy sieltä. Tarkistin osla ohjelmasta inexin laskuntarkastus järjestelmän kautta saapuneita laskuja. Laskuissa oli eroja, osalta löytyi suoraan tilausnumero ja osalta ei. Tämä teetti töitä, vei aikaa päästä selville täsmäsikö lasku tulleen tavaran kanssa.

Kolmantena päivänä tulin aikaisin seuraamaan, miten myymälän asiakaspalvelu avataan. Ensin käytiin läpi edellisen päivän kassat. Tarkistimme massi eli s-ryhmän sisäisen rahaliikenteen järjestelmän kautta, että kassojen saldot täsmäsivät. Kirjasimme massiin edellisen päivän kassojen saldot ja tarkistimme niiden paikkansa pitävyyden. Massissa käsitellään muun muassa tilitykset, rahojen vastaanotot, kassojen pohjakassat, kirjataan ketä on kassalla milloinkin, selvitellään, jos kassat eivät täsmää. Toisinaan rahasta on voitu antaa liian vähän takaisin ja toisinaan joku on rahastanut liikaa. Näistä kaikista jää jälki järjestelmään.

Avasimme aamulla neljä kassaa, joihin pohjakassa oli valmiina kassakaapissa. Ylimääräiset rahat ovat siirtyneet yön tai illan aikana muualle. Aamulla asiakaspalvelussa järjestettiin kassan lisäksi paistopisteeseen liittyvät työt muun muassa paistettiin pakastepullat, täytettiin suolaisten syötävien myyntipiste. Hiljaisina aikoina työ on hieman rennompaa, kun kassoja avataan kolme, mutta kiireisinä aikoina kassoja avataan seitsemän ja paistettavaakin on enemmän. Aamut alkavat asiakaspalvelupisteellä kuudelta.

Kodin Terrassa on neljä eri myyntialuetta, joissa jokaisessa on oma päällikkönsä tai henkilö, joka vastaan sen alueen myynnin seuraamisesta, tuotteiden tilauksista. Kolme myyntipäällikköä on tulosvastuullista. Tutuistuin noutomyymälän toimintaan. Noutomyymälä toimii tiiminä, jota johtaa logistiikkavastaava. Hän huolehtii tavaran tilauksista, varaston hallinnasta, seuraa menekkiä, neuvottelee edustajien kanssa tuotteiden hinnat. Noutomyymälän puoli tuntuu toimivan melko itsenäisesti. Siellä työskentelevät ihmiset puhuivatkin tiimityöskentelyn merkityksestä. He seuraavat yhdessä tuotteiden menekkiä ja tekevät tilauksia uusista tuotteista ja seuraavat alan hintakehitystä. Tärkeää oli myös seurata muiden rautakauppojen hintoja ja menekkiä.

Kolmantena viikkona kaupassa näkyi tulevan inventaarion vaikutus. Eri tuotteita käytiin jo etukäteen läpi ja pyrittiin alekampanjalla pääsemään tuotteita eroon. Perehdyin neljäntenä päivänä alemainosten tekemiseen web-to-print ohjelmalla. Tein alemainoksia inventaatiota varten. Laitoin iventaarioale julisteita eri tuotteille. Ohjelmassa oli inventaariota tehdyt valmiit pohjat, joihin vain kirjattiin yksinkertaisesti brändin nimi ja hinta. Tuotevastaava pohti joko itse tai myyntipäällikön kanssa tuotteelle sopivan hinnan. Hintaan vaikutti tuotteen menekki ja kateprosentti. Jos tuote ei ole mennyt kaupaksi tiettynä aikana, pyritään se myymään yleensä pois kateprosentti alennuksella ja myöhemmin jopa tappiolla. Inventaariota ennen tuotteita myytiin tappiolla. Myyntiä tuli paljon, mutta katetta ei tullut myydyille tuotteille. Myyntipäällikkö saa päivittäin raportin muun muassa menekistä, asiakasvirrasta ja kateprosentista.

Seurasin tuotevastaavan työskentelyä: hän vastaa mm. tilauksista, seuraa menekkiä, määrittelen tuotteiden hinnan katteen mukaisesti, perustaa tuhtiin uusia tuotteita, neuvottelee edustajien kanssa tuotevalikoimasta, uusista tuotteista välillä yksin ja välillä myyntipäällikön kanssa. Kun tuotevastaava perustaa uuden tuotteen tuhtiin, niin tuhti siirtää tuotteen hinnan seuraavan yön aikana kassajärjestelmään ja intoon, jota käytetään siis vain rautakaupassa. Uusi tuote näkyy siis valikoimassa vasta seuraavana päivänä.

 

Kävimme läpi loppukeskustelussa muun muassa harjoittelijoiden ohjaamisesta. Myyntipäällikkö on harjoittelijoiden virallinen ohjaaja, mutta hän ei ehdi juurikaan olemaan harjoittelijoiden kanssa. Ehdotin, että harjoittelijoille nimettäisiin joku tai vuorosta riippuen jotkut ohjaajat, joille on ohjeistettu miten harjoittelijoita ohjataan. Harjoittelijat tulevat Terraan ilman nimettyä ohjaajaa. Välillä harjoittelijat eivät tiedä mitä tehdä ja välillä he tekevät sitten pelkästään hyllytystyötä, joka ei anna kuin yhden kuvan rautakaupan työstä. Tässä olisi kehittämisen paikka. Ohjaajani ehdotti myös tiiviimpää yhteistyötä oppilaitoksen kanssa ja tätä viestiä aion välittää työpaikkaohjaajille. Rautakaupassa työskentely oli monipuolista ja monia merkonomintutkinnon osia voi tehdä ainakin tässä kaupassa, kun ohjaus saadaan vielä monipuolisemmaksi. Pääsin itse näkemään melkein kaikki osa-alueet, mikä antoi itselleni paljon. Ensi viikolla menen Prismaan, josta odotan saavani taas eri näkemystä kaupan alalle.

 

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *